De zitting bij de bestuursrechter: tips uit de praktijk

Vóórdat ik advocaat werd, wist ik niet zo veel van de civiele rechter in de praktijk. Ik vertegenwoordigde tot dat moment alleen bedrijven en bestuursorganen in geschillen met, grof gezegd, gemeente en provincie. Sinds 2008 merk ik het: bestuursrechtelijk procederen is toch wel anders dan civielrechtelijk procederen. Er hoort ook een andere mindset bij. Een civiele advocaat maakt zich bijvoorbeeld minder druk om termijnen dan een bestuursjurist. Termijnen in het bestuursrecht zijn immers meestal ‘fataal’: als je die termijnen overschrijdt, dan is er geen weg meer terug, correctie van je fout is meestal onmogelijk. Als dat allemaal wél goed is gegaan, is de bestuursrechtelijke procedure begonnen: beroepschrift is ingediend, verweer is geleverd, zittingsdatum is bepaald. En dan…. ga je naar de rechtbank. Of de Afdeling bestuursrechtspraak. Of de Centrale Raad van Beroep. Je treedt op voor jezelf, een bedrijf of het bestuursorgaan. Wat komt er bij kijken?

Uitnodiging voor de zitting

Als het beroepschrift ontvangen, ingeboekt en bestudeerd is, zal de rechtbank het bestuursorgaan uitnodigen om een verweerschrift in te dienen. Daarin komt te staan, waarom het bestuursorgaan vindt dat het besluit het juiste is en niet hoeft te veranderen. Dat verweerschrift komt er niet altijd: het komt voor dat binnen de ambtelijke organisatie onvoldoende tijd is om zo’n stuk goed op te stellen. In dat geval wordt op enig moment toch wel een datum bepaald voor een zitting. Meestal neem de medewerker van de rechtbank dan contact op met partijen, om te bezien of de geplande zittingsdatum uitkomt. Je kunt uit jezelf verhinderdata zenden (schriftelijk of per fax). En soms krijg je al een brief met een ‘voornemen’ voor een bepaalde datum, waarna je die verhinderdata alsnog kunt doorgeven. Uitstel is mogelijk, maar dat moet dan wel binnen een bepaalde (korte) termijn óf in geval van uitzonderlijke omstandigheden. De uitnodiging zélf komt met aangetekende post, minstens drie weken vóór de zitting. Per fax mag dat alleen als de bestuursrechter dat van te voren heeft bekend gemaakt. Een verzoek om uitstel van een zitting wordt in de praktijk zelden of nooit

TIP Zodra je weet dat er een zitting zal komen (bijvoorbeeld enige weken na inzending van het beroepschrift), fax dan je verhinderdata (en die van degenen voor wie je optreedt) aan de rechtbank.

Partijen

Partijen zijn niet verplicht om ter zitting te verschijnen, behalve als ze zijn opgeroepen door de rechter. Als een partij niet is opgeroepen maar alleen is uitgenodigd, mag de rechter daar geen gevolgen aan verbinden. Als de rechter in zo’n situatie nieuwe kwesties aan de orde wil stellen, kan dat alleen als die afwezige partij er alsnog op kan reageren. Soms belt de griffie, en dan weet je niet of het een uitnodiging is of een oproeping. Als een partij is opgeroepen, maar niet verschijnt, mag de rechter daaraan ‘de gevolgen verbinden die hij geraden acht’; in normaal Nederlands: dan kan dat bijvoorbeeld gevolgen hebben voor de feitenvaststelling en dus voor de grondslag van de uitspraak.

TIP Vermijd discussies hierover: ik raad je altijd aan om naar de zitting te gaan: de rechter heeft soms jouw feitelijke informatie nodig om een goed beeld te krijgen van de situatie waarover zijn rechterlijk oordeel wordt gevraagd, hoe onbelangrijk die informatie soms ook lijkt, voor jou!

Getuigen, tolken en deskundigen

Bij specialistische onderwerpen, zoals milieuhinder, vreemdelingenrecht of medische zaken, zijn soms oordelen van deskundigen ingeroepen. Voorbeelden: rapportages van bezonningsdeskundigen of specialisten op het gebied van grondwater, geluids- of trillinghinder, second opinions van artsen, welstandsdeskundigen of brandveiligheidsprofessionals. In grove lijnen is het wettelijk zo geregeld, dat de bestuursrechter getuigen kan oproepen en deskundigen en tolken kan benoemen. Als de bestuursrechter dat doet, zijn de opgeroepenen verplicht om te verschijnen en komen de kosten daarvan voor rekening van de rechtbank (‘het Rijk’). Als een van de partijen dat doet, bestaat er geen verschijningsplicht; de kosten ervan moeten de partijen zelf betalen en worden alleen vergoed (door het bestuursorgaan) als het beroep gegrond blijkt te zijn. Partijen mogen deskundigen en getuigen altijd zelf meenemen, die moeten echter wel altijd uiterlijk een week voor de dag van de zitting worden aangemeld bij de rechtbank én aan de andere partijen.

Ter zitting mogen partijen aan de rechter verzoeken om een getuige op te roepen. De rechter zal daar doorgaans alleen in mee gaan als hij daar het nut van inziet én als de poging(en) van partijen zélf op dat punt niet succesvol bleken te zijn geweest.

TIP Als je een getuige of deskundige inschakelt, zorg dan dat deze al vanaf het vroegste begin van de procedure zichtbaar is (bijvoorbeeld via een rapportage). Daarnaast is het dringend aan te raden dat zijn of haar aanwezigheid ter zitting TIJDIG schriftelijk (aantoonbaar) is aangekondigd aan rechtbank én de andere partijen. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat de deskundige zijn of haar adviezen niet kan toelichten ter zitting. Dat zou een gemiste kans zijn.

Onderzoek ter zitting

En dan sta je er… in de zittingzaal namens rechtsbijstandsverzekering, bedrijf, particulier of bestuursorgaan. Wat is nu eigenlijk de achterliggende bedoeling ervan? Partijen hebben dan, letterlijk, het recht om het woord te voeren. Het beginsel van ‘hoor en wederhoor’ wordt hier ‘echt’. In de praktijk worden hier niet eens de ingewikkelde juridische argumentaties gevoerd, maar juist en vooral de feiten nog eens haarscherp nageplozen. Want juist die feiten, dáár draait het vaak om in dit soort procedures.

Welke functies heeft de zitting?

Partijen die hun verhaal hebben kunnen doen, krijgen meer het gevoel dat ze álles hebben kunnen zeggen wat ze wilden zeggen, dat ze er álles aan gedaan hebben. De bejegening van de rechter is dus vaak cruciaal. Als die dat respectvol en gedegen doet, ontstaat vaak bijna als vanzelf meer vertrouwen in de persoon van de rechter.

Voor de bestuursrechter is het vaak de laatste kans om onduidelijkheden uit het dossier op te lossen of nog de laatste vragen te stellen over feiten die nog ontbreken of onvoldoende zijn toegelicht.

De bestuursrechter kan vaak een idee geven over zijn of haar voorlopige indruk van de zaak, soms in combinatie met een bespreking van het vervolg van de procedure. Zo heb ik zelf ervaren, dat de rechter de zitting aangrijpt als kans om mediation voor te stellen. Soms is dat inderdaad een goede oplossing van het geschil, omdat elke rechterlijke uitspraak wederom zal leiden tot verdere escalatie van het conflict. Zo’n situatie komt regelmatig voor bij burengeschillen, die via de gemeente worden uitgevochten (voorbeeld: handhavingsverzoeken ter zake van illegale bebouwing of gebruik van gronden in strijd met het bestemmingsplan).

De ‘finale geschilbeslechting’: de bestuursrechter legt met zijn uitspraak zoveel mogelijk van de rechtspositie van partijen vast. Anders gezegd: de bestuursrechter kan proberen om via zijn uitspraak zoveel mogelijk daadwerkelijk te regelen wat in zijn ogen de beste oplossing is. Voorbeelden: via een tussenuitspraak het bestuursorgaan opdragen om het besluit beter te motiveren al dan niet na nader onderzoek te doen op onderdelen, of zelf in de zaak te voorzien door bijvoorbeeld zelf te bepalen dat er een extra voorschrift aan de vergunning wordt verbonden.

TIP Bestuursrechters staan niet meer toe dat pleitnota’s worden ‘voorgedragen’ of pleidooien worden gehouden. Ook lange verhalen zijn sowieso onmogelijk, je wordt gewoon afgekapt, want er is vaak maar een half uur of hoogstens een uur uitgetrokken voor de zitting. Maak dus ruimt vóór de zitting voor jezelf een overzicht, waar je tijdens de zitting op terug kan vallen in je korte (!) verhaal:

1. chronologisch overzicht van belangrijke feiten, gebeurtenissen, documenten en besluiten,
2. schematisch overzicht van inhoud van processtukken en
3. overzicht van de punten die je zelf aan de orde wil stellen, al dan niet in reactie op de stukken van andere partijen of nieuwe ontwikkelingen.

Succes!

Vragen?

Bel of mail mij! Ik ben u graag van dienst.